事業者のみなさん、場所や時間を問わず、ご自身や従業員の経費精算処理が可能になる「Staple」というサービスをご存じですか？
「Staple」をご自身の事業に上手に使えば経理業務の効率化を図ることができます。
ただ実際に導入するにはその評判も気になりますよね？
「Staple」はパソコンやスマートフォン上のWEB・アプリを使うことにより、リアルタイムで経費精算の申請ができたり、AIによる領収書読み取りや交通系 ICカード連携により経費清算の処理が簡単にできるようになるクラウドサービスです。
料金はスタンダードプランで1人あたり月額600円、初期費用無料と比較的導入しやすい価格です。
パソコンだけでなくスマホやタブレットでも操作することができること、画面が見やすく操作方法が分かりやすいことなどから、「経費申請の抜け漏れや誤入力がなくなった」「清算処理作業がスムーズになり、経理業務の負担が減った」といった口コミがあります。
「Staple」は領収書等をAIで読み取り、自動入力するというシステムですが、撮影した領収書の状態や領収書の様式によっては正しく入力できない場合もあり、経理担当者による都度チェックが必要という弱点もありますが、その作業手間を考えても、経理業務にかかる時間はかなり圧縮できるサービスだと言えます。
「Staple」の基本情報
| 料金（月額） | 【フリープラン（楽天銀行プラン）】
条件：楽天銀行法人ビジネス口座を持っていること ５名まで無料で利用可（サポートサービスなし） 【スタンダードプラン】 1人あたり 600円（初期費用無料） 【プラス】 スタンダードプランに「特別サポート」などを追加 初期費用等は要お問合せ |
| サービス内容 | ・グッドデザイン賞を受賞した操作性の高い画面
・AIによる領収書読み取り・自動入力が可能 ・交通系 ICカードとの連携可能 ・外出先からパソコンやスマホ・タブレットでの経費申請が可能 ・会計ソフト及び銀行振込データを自動作成し、経理業務をサポート |
| 機 能 | ・インターネット接続やアプリ起動によって、場所や時間を問わず経費精算処理ができる
・AIによる領収書読み取りや交通系 ICカードとの連携により経費申請のための入力作業を大幅に軽減 ・会計ソフトとの連携はもちろん、様々なビジネスツールと連携し、経理業務の効率をアップ |
| 導入企業 | 株式会社FIXER／エムエスシージャパン／
株式会社タイソンズアンドカンパニー／ オーナーズエージェント株式会社／株式会社trippiece／ 税理士法人猪股会計／税理士法人猪股会計／ 株式会社アートアベニュー／HR consulting 株式会社／ VALUE ARCHITECTS株式会社／株式会社リブラセンス／ weConnect Japan株式会社／株式会社オープネス／ 株式会社ヒトカラメディア／コミル＆メイド株式会社 ／ 株式会社3D Printing Corporation／ 株式会社電通国際情報サービス／ THE FINTECH CENTER of TOKYO FINOLAB |
| 運営会社 | クラウドキャスト株式会社 |
「Staple」の３つの特徴
特徴①パソコン・スマートフォンで簡単操作
「Staple」の操作画面は非常にシンプルで分かりやすく、簡単な操作説明で、従業員のみなさんがすぐに利用できるようになるのが特徴です。パソコンだけではなく、スマホやタブレットでも使用できるので外出することが多い従業員でも清算すべき領収書を溜めることなく処理することができます。
特徴②経費精算処理業務が大幅に効率化
AIによる領収書の読み取りからの自動入力により、領収書を1枚1枚でデータ入力していた手間と時間が大幅に軽減されます。また交通系ICカードと連携させることができるので、交通費計算の必要がなくなります。
特徴③各種ビジネスツールとの連携
弥生会計など主要な会計ソフトと連携して使用できるだけでなく、ビジネスチャットアプリ「slack」や「Microsoft Office 365」などのビジネス向けツールとも連携でき、その組み合わせによって経理業務のさらなる効率化を図ることができる可能性があります。
「Staple」の評判・口コミは？
「streamed」を導入した企業の口コミをご紹介します。
「作業を溜め込んで煩わしくなる悪循環が解消され、経費精算のサイクルが良くなりました。もちろん経理側の負担も減り、作業の効率化に成功しています。Stapleはスマートフォンからも申請できるので、移動時間や隙間時間でうまく使えている人も多いのではと思います。」
（エムエスシージャパン）
参考文献：Staple導入事例
「他の社員と比べてイベント事で外出も多く、気づくと立替経費が溜まってしまうということがありました。 気づいたときにすぐiPhoneから経費を入力できるのはいいですね。 さらに申請した経費が承諾されたのか遡って追えることも安心感がもてます。」
（株式会社trippiece）
参考文献：Staple導入事例
「スマホから経費精算が出来るというのが画期的！これまでは、パソコンで書類を作る必要があり、どうしても提出に遅れる社員がいた。これはスマホで撮影したり入力できるので、ちょっとした空き時間に作業可能。従業員の作業負担が減った。全体として、経費精算業務にかかる時間が大幅に圧縮されている。」
（小売/流通/商社系）
参考文献：ボクシルSaaS - 法人向けSaaSの比較・検索サイト
「Staple」のメリット３つを解説
メリット①いつでも経費精算ができること
営業職など外回りの業務が多い従業員は、多忙になればなるほど領収書を溜めてしまったり、交通費計算のミスをおかしがちです。
「Staple」はスマホやタブレットでの操作が可能なので、公共交通機関での移動時間や食事休憩等の合間で清算処理を行うことができ、経理担当者も滞りなく経理業務を行うことができます。
メリット②経理業務が大幅に軽減されること
従業員から経費清算の申請がなされた場合、従業員が外回り業務のため複雑な交通経路を使っても、「Staple」は交通系 ICカードと連携しているので、その交通経費は自動的に清算処理されます。
申請者から提出された交通費精算処理・承認には交通経路などの確認が必要になりますが、「Staple」を導入すれば経理担当者や承認する上長の手間が大幅に軽減されます。
交通費の請求漏れや不正請求防止にもつながり、経理業務のクリーン化にも効果的です。
メリット③経理業務と他の業務との連携の可能性が広がる
「Staple」は会計ソフトとの連携だけでなく、ビジネスチャットアプリ「slack」や「Microsoft Office 365」などのビジネス向けツールにも連携できるので、業務展開の検討事項に常に経理データを添付できるなど、事業本来の業務について経理データからのアプローチなどが可能になります。
「Staple」のデメリット２つを解説
デメリット①データの読み込み確認が必要
「Staple」はAIによる領収書の読み取りから、データが自動入力されるため、例えば領収書が汚れていたり、スマホで領収書を撮影した時の状況が悪くて読み取りにくかったりした場合、間違った数値が入力される可能性があります。
経理担当者による領収書とデータの確認のための突き合せ作業が必要であると同時に、「Staple」で読み込むまでは領収書を極力きれいに保つこと、領収書撮影時の環境にある一定の基準を設けることなど、「Staple」を利用する従業員への注意喚起が必要です。
デメリット②デバイス管理等の徹底が必要
「Staple」はスマホやタブレットで会社の外でもいつでも経費処理が可能ですが、それはスマホやタブレットというデバイスが常に会社本部のシステムと繋がっているということです。
スマホやタブレットを業務と無関係の人に扱わせない、パスワードをこまめに変えて情報セキュリティの精度を上げるなどの対策が必要です。
また「Staple」と連携している交通系ICカードを万が一でも紛失した場合、一刻も早く不正利用に対処しないと、経費清算処理が進んでしまい、その修正に時間がかかってしまう危険性もあります。
端末やパスワード、交通系ICカードの管理の重要性を従業員に周知し、セキュリティへの意識を徹底することが重要になってきます。
まとめ
「Staple」は従業員の経費精算という事業が大きくなればなるほど負荷が大きくなる業務を効率化でき、営業職や事業所外で業務を行う従業員が多い企業等におすすめのサービスです。
今後は法人プリペイド「Staple カード」による経費のキャッシュレス化機能等も充実していくなど、今後の利用価値の拡大性が期待できるサービスでしょう。
